Eine Vergütung erhalten nicht nur die haupt- und nebenamtlich Tätigen sondern auch Aushilfskräfte und Personen, die im Rahmen selbständiger Berufsausübung für erbrachte Leistungen ein Honorar erhalten (z.B. ein Referent für Fortbildungsveranstaltungen) .
Unterkapitel:
Arbeitsverträge
Lohn-/Gehaltsunterlagen
Sozialversicherung/Meldepflicht
Besonderheit: Umlageversicherungen für kleine "Betriebe"
Arbeitsamt/Betriebsnummer
Lohnsteuer und Kirchensteuer
Muster: Arbeitsvertrag für Hauptamtliche
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Auflösung des Vereins
Im öffentlichen Dienst werden Arbeitsverträge auf der Grundlage des BAT (Bundesangestellten-Tarifvertrag) abgeschlossen. In der Regel sollte auch für Mitarbeiter/innen eines Vereins ein Arbeitsvertrag auf der Grundlage der Regelungen des BAT vereinbart werden. Dabei ist darauf zu achten, ob alle dort aufgeführten Regelungen zur Anwendung kommen sollen:
- so haben z.B. nach den Regelungen des BAT Beschäftigte Anspruch auf eine zusätzliche Altersversorgung, die jeweils anteilig von Arbeitnehmer und Arbeitgeber finanziert wird und bei Eintritt des Rentenalters die Lücke zwischen dem bisherigen Nettoverdienst und den Bezügen aus der gesetzlichen Rentenversicherung schließen soll.
- Die zusätzliche Altersversorgung wird über das Versorgungswerk des Versorgungsverbandes bundes- und landesgeförderter Unternehmen e.V. (VBLU) abgeschlossen. Die zu entrichtenden Beiträge umfassen 6,9 Prozent vom Bruttoeinkommen. Von diesen 6,9 Prozent hat der Arbeitgeber mindestens 2/3, der Arbeitnehmer höchstens 1/3 zu übernehmen; normal ist ein Arbeitgeberanteil von 6,1 Prozent und ein Arbeitnehmeranteil von 0,8 Prozent.
Der Abschluß dieser Zusatzversorgung ist insbesondere aus Gründen der Fürsorgepflicht den Mitarbeitern gegenüber zu empfehlen.
VBLU, Mainzer Landstraße 47 , 53179 Bonn , Tel. 02 28/85 70 31
- Zum Problem für Vereine, die keine vollständige Personalkostenerstattung aus öffentlichen Mitteln erhalten, können auch die Gehaltserhöhungen (sowohl anläßlich neuer Tarifabschlüsse, wie auch diese nach Gehaltsgruppe - zwischen dem 21. und 47. Lebensjahr alle 2 Jahre fällige Erhöhung der Grundvergütung entsprechend der Lebensaltersstufe der Beschäftigten) und die Arbeitszeitverkürzung werden.
- Ausnahmeregelungen sind hinsichtlich der Gewährung von Beihilfen in Krankheits-, Geburts- und Todesfällen (§ 40 BAT) sowie der Unkündbarkeitsklausel nach einer Beschäftigungszeit von 15 Jahren (§ 53 Abs. 3 BAT) zu empfehlen.
Während einerseits die bei Vereinen Beschäftigten nicht schlechter gestellt werden sollten als andere mit vergleichbaren Tätigkeiten, gilt es andererseits die finanziellen Möglichkeiten des Vereins genau zu prüfen, um die im Arbeitsvertrag getroffenen Vereinbarungen auch einhalten zu können.
Arbeitshilfen für die Gestaltung von Arbeitsverträgen mit
zahlreichen Mustern für unterschiedliche
Beschäftigungsverhältnisse bietet der Buchmarkt.
Die Lohn-/Gehaltsunterlagen (Formblätter sind im
Schreibwarenhandel erhältlich) müssen nach der
"Beitragsüberwachungsverordnung" mindestens enthalten:
1. Familien- und Vornamen
2. Geburtsdatum
3. Anschrift
4. Beginn und Ende der Beschäftigung
5. Beschäftigungsart
6. Angaben, die für die Versicherungspflicht oder für die
Befreiung von der Versicherungspflicht maßgeblich sind
7. Buttoarbeitsentgelt, seine Zusammensetzung und zeitliche
Zuordnung (bei Aushilfen: Arbeitsstunden x Stundenlohn und an
welchen Tagen wieviel gearbeitet worden ist)
8. Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis zur
Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine
Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung.
9. Beitragsgruppenschlüssel
10. Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist
die Krankenkasse des/der Beschäftigten)
11. Arbeitnehmeranteil zur Kranken- Renten- und
Arbeitslosenversicherung jeweils gesondert
12. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wie bei 11. und die
vom Arbeitgeber allein zu zahlenden Beiträge
13. Erforderliche Daten für die Erstattung von Meldungen
(Betriebsnummer, Versicherungsnummer der Arbeitnehmer)
War es früher möglich, die nicht sozialversicherungspflichtig Beschäftigten (Aushilfen, geringfügig Beschäftigte) in einem Sammelkonto zu führen, ist seit dem 1. 1. 89 für jeden Beschäftigten - und sei er/sie nur an einem Tag für nur wenige Stunden tätig - die Führung gesonderter Lohnunterlagen erforderlich, in der die entsprechenden Angaben festgehalten werden.
In den Lohnunterlagen ist darüber hinaus die einbehaltene und vom
Verein abzuführende Lohn- und gegebenenfalls. Kirchensteuer
aufzuzeichnen.
Meldeformulare sind bei allen Krankenkassen erhältlich und bei der für den/die Beschäftigte/n zuständigen Krankenkasse - im Zweifelsfall bei der AOK - einzureichen.
Tip:Bevor sie Aushilfen oder geringfügig Beschäftigte einstellen, empfiehlt sich in jedem Fall die Kontaktaufnahme zu einer der gesetzlichen Krankenkassen. Dort erhalten sie Informationen über
- die aktuellen Höchstgrenzen des Beschäftigungsumfanges und der Vergütung;
- besondere Regelungen, z. B. bei der Beschäftigung von Studenten oder von Rentnern/Pensionären
Von sozialversicherungspflichtig Beschäftigten hat sich der Verein das Sozialversicherungsheft vorlegen zu lassen und unverzüglich eine Meldung bei der für den/die Beschäftigte/n zuständigen Krankenkasse über die Arbeitsaufnahme einzureichen.
Sollte das Versicherungsheft nicht vorliegen, ist vom Verein eine "Sofortmeldung" zu erstatten und ein Versicherungsheft anzufordern.
Für die sozialversicherungspflichtig Beschäftigten sind monatlich
Beitragsnachweisungen zu erstellen und bei der jeweils
zuständigen Krankenkasse einzureichen. Die hierfür erforderlichen
Vordrucke und Beitragstabellen zur Ermittlung der Hohe der
abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge sind bei den
Krankenkassen erhältlich.
Die "U 1" zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall dürfte für
Vereine in der Regel nicht von Interesse sein, da in ihr
lediglich Arbeiter und Auszubildende versichert werden können.
wen Die "U 2" zur Lohnfortzahlung während der Zeit des.
Mutterschutzes ist eine Pflichtversicherung für Betriebe mit
weniger als 20 Mitarbeiter/innen. Allerdings gilt auch hier
wieder: keine Regel ohne Ausnahme . so sind aus der
Versicherungspflicht gemäß der Satzung u.a. Körperschaften des
öffentlichen Rechts, die tarifvertraglich an Bund/Länder/
Gemeinden gebunden sind, sowie die Spitzenverbände
der Freien Wohlfahrtsverbände ausgenommen. Der rechtlich
selbständige Verein, der Mitglied bei einem Spitzenverband der
Freien Wohlfahrtspflege ist, sollte sich daher genau bei der
zuständigen AOK über die Versicherungspflicht und sich bei dem
zuständigen Spitzenverband über einen Ersatz bzw. eine
Alternative hierzu erkundigen.
Über das "Schlüsselverzeichnis" sind die auf dem
Sozialversicherungsnachweis einzutragenden Angaben zur Art der
Tätigkeit zu ermitteln
In der Regel wird der Verein die Lohnabrechnung seiner hauptamtlichen Mitarbeiter dem Dachverband der freien Wohlfahrtspflege, dem er angehört, übertragen, der hierfür entsprechende EDV-Programme verwendet.
Die Lohnsteueranmeldungen sind je nach Höhe des Lohnsteueraufkommens vierteljährlich oder monatlich beim Finanzamt einzureichen. Werden über einen Zeitraum keine bezahlten Mitarbeiterlinnen beschäftigt, ist eine sog. ,so Meldung" zu erstatten. Vordrucke für die Lohnsteueranmeldung sind bei dem zuständigen Finanzamt erhältlich.
Unterkapitel:
Lohnsteuerpauschalierung / geringfügig Beschäftigte
Steuerfreie Vergütung an Ausbilder, Kursleiter u.ä.gem. § 3 Nr.
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Muster: Arbeitsvertrag für Hauptamtliche
Ebenso ist bei Aushilfen zu beachten, daß diese z.B. bei einer normalen Arbeitswoche nicht länger als 2 Monate, ansonsten nicht mehr als 50 Arbeitstage als Aushilfe tätig sein dürfen, um sozialversicherungsfrei beschäftigt werden zu können. Auch hier sollte sich der Verein eine entsprechende Bestätigung von der Aushilfe geben lassen oder Beiträge zur Sozialversicherung abfuhren.
Nach § 40 a des EStG besteht bei geringfügig Beschäftigten die Möglichkeit zur Abführung pauschalierter Lohnsteuer.
Geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn
- der Arbeitnehmer mtl. nicht mehr als 86 Stunden arbeitet und
- der Monatsverdienst 580,-- DM nicht überschreitet. Der Stundenlohn darf nicht 20,30 DM überschreiten (Stand 1995). Dies sind die Summen für die alten Bundesländer. (ab 1996 Erhöhung auf mtl. 590,-- DM geplant).
- Für die neuen Bundesländer gilt eine Monatsverdienstgrenze von 470,-- DM und eine Stundenlohngrenze von 16,45 DM (1995).
Der Steuersatz beträgt 15 % und ist vom Arbeitgeber zu tragen.
Hier sind nebenbei auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
abzuführen; die Summe beträgt für 1995 17.175 %.
Ab 1996 erhöht sich der Steuersatz auf 20 %; also zusammen mit
Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag 22,9 %.
Steuerfreie Vergütung an Ausbilder, Kursleiter u.ä.gem. § 3 Nr. 26 EStG
In Verträgen mit Mitarbeiter/innen, die im Rahmen einer selbständigen Tätigkeit von dem Verein ein Honorar erhalten (Z. B. der Referent bei Fortbildungsangeboten oder die Supervisorin), sollte deutlich zum Ausdruck kommen. daß es sich um eine selbständig ausgeübte Tätigkeit handelt, für dessen Versteuerung der/die Betreffende selbst verantwortlich ist.
Für Aus- und Fortbildungstätigkeiten und für die nebenberufliche Pflege alter Kranker und behinderter Menschen kann der Verein pro Person bis zu 2.400,-- DM jährlich zahlen, ohne daß er oder der Zahlungsempfänger steuerpflichtig wird.
Diese Regelung hat eine große Bedeutung, z.B. wenn Referenten für Aus- und Fortbildungsveranstaltungen gesucht werden.
Da jede Person für derartige Tätigkeiten den Freibetrag nur einmal in Anspruch nehmen kann, sollte sich der Verein vom Zahlungsempfänger schriftlich versichern lassen, daß er die Steuerbefreiung nicht bereits anderweitig ausgeschöpft hat.
Für Personen, die mehr als 2.400,-- DM jährlich durch den Verein erhalten, muß der Verein über die o.g. Möglichkeiten die Lohnsteuer nach Tabelle oder pauschaliert abführen. Hierbei kann es von Vorteil sein, wenn die Pauschalierung von solchen Personen nicht gewählt wird, die kein anderes steuerpflichtiges Einkommen haben (z.B. Studenten). Diese sollten stattdessen eine Lohnsteuerkarte vorlegen, um so von den weiteren allgemeinen Steuerfreibeträgen (2.000,-- DM Arbeitnehmerpauschbetrag, Grundfreibetrag usw.) zu profitieren.
Für die beschäftigten haupt- und nebenamtlichen Kräfte sowie für
Aushilfen muß der Verein als Arbeitgeber die fälligen Lohn- und
Kirchensteuern abführen. Die Höhe der vom Lohn/Gehalt der
Arbeitnehmersinnen einzubehaltenden Lohnsteuer, Kirchensteuer,
Sozialversicherung, Gesamtabzug sind den im Buchhandel
erhältlichen Tabellen zu entnehmen.
zwischen (Name des Vereins, Ort, Straße), vertreten durch den Vorstand und Herrn/Frau (Name, Wohnort, Straße)
§ 1 Herr/Frau (Name) wird ab (Datum) bei (Name Des Vereins) auf unbefristete Zeit als (Vereinsbetreuer/Mitarbeiter für sonstige Betreuungsaufgaben) unter Eingruppierung in die Vergütungsgruppe __ BAT eingestellt.
§ 2 Das Arbeitsverhältnis bestimmt sich nach dem Bundes- Angestelltentarifvertrag (BAT) vom 23. Februar 1961 und den diesen ergänzenden oder ändernden Tarifverträgen. Ausgenommen sind die Bestimmungen über die Gewährung von Beihilfen und Unterstützungen.
§ 3 Die durchschnittliche regelmäßige Arbeitszeit beträgt 38,5 Stunden wöchentlich .
§ 4 Die ersten sechs Monate der Beschäftigung gelten als Probezeit.
§ 5 Innerhalb der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist vier Wochen zum Monatsschluß. Im übrigen gelten die Kündigungsbestimmungen des Bundes-Angestelltentarifvertrages (BAT).
§ 6 Die Unkündbarkeitsklausel nach einer Beschäftigungszeit von 15 Jahren, frühestens jedoch nach Vollendung des vierzigsten Lebensjahres (§ 53 Abs. 3 BAT) findet keine Anwendung
§ 7 Jeder Vertragspartner erhält eine Ausfertigung dieses Arbeitsvertrages.
Ort, Datum
Für den Vorstand
Unterschrift(en ) des Vorstandes Unterschrift Namen des
Unterzeichnenden des Arbeitnehmers