- zwei Kassenbücher zur Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben
a) der Tages-/Barkasse und b) des Bankkontos;
jede Buchung sollte dabei das Datum der Geldbewegung, die Höhe des Betrages, den Anlaß/Verwendungszweck und die Nummer des dazugehörigen Beleges enthalten;
- zwei Ordner zur Ablage der fortlaufend durchnumerierten Belege.
Tip: Belege
Jeder Beleg muß Angaben über den Anlaß (Verwendungszweck) einer Geldbewegung, das Datum, die Höhe des Betrages lind den ausgewiesenen Mehrwertsteuer-Betrag enthalten . Bei Beträgen über 200, - DM müssen darüber hinaus jeweils Name und Anschrift des Empfängers und des Lieferanten (der Gegenstände oder der Leistungen) enthalten sein. Ein Kassenbon ist also kein ordnungsgemäßer Beleg! Beim Einkauf für den Verein ist darauf zu bestehen, daß auf einer Quittung der Kaufgegenstand und der Verein genannt werden.
Eine ordnungsgemäße Buchführung verlangt also Disziplin von allen
Vereinsmitgliedern, die z.B. Einkäufe für den Verein tätigen oder
Auslagen erstattet bekommen wollen. Viele Kassenführer/-innen
haben die Erfahrung machen müssen, daß ihnen von Mitgliedern ein
"paar Zettel" (Kassenbons) über ihre Auslagen für den Verein
(z.B. Briefmarken, Büromaterial, Lebensmittel zur Bewirtung,
Fahrkarten) mit der Bitte um Kostenerstattung in die Hand
gedrückt werden. Solche "Belege" erfordern dann eine Bearbeitung,
wobei leicht die Versuchung entstehen kann, sie in einer
Zigarrenkiste oder einem Schuhkarton aufzubewahren. Dieser
Versuchung zu erliegen wäre jedoch falsch und könnte gravierende
Folgen haben.