Die meisten angeschafften Gegenstände werden in ihrem Anschaffungspreis unter 800,- DM liegen und werden in der Buchführung nicht dem Vereinsvermögen zugeordnet, sondern sofort "abgeschrieben' . Anders ist es bei Anschaffungen von Gegenständen, deren Einkaufspreis über 800,- DM liegt, z.B. eine Schreibmaschine für 1000,- DM oder ein Schreibtisch für 1500,- DM. Diese Anschaffungen sind über einen längeren Zeitraum abzuschreiben: Bei Büromaschinen geht man in der Regel von 5 Jahren, bei Möbeln von 10 Jahren Nutzungsdauer aus. Für diese "höherwertigen" Anschaffungen sind Anlagekarten anzulegen, in denen u.a. der Gegenstand, der Hersteller, Lieferant. Kaufpreis und Nutzungsdauer sowie der Abschreibungssatz einzutragen sind.
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Beispiel: Schreibmaschine
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Aufbewahrungsfristen
Nun ist ein gemeinnütziger Verein kein Wirtschaftsunternehmen, das aus Investitionen und vor allem aus den Abschreibungen steuerlichen Nutzen ziehen kann . Die Bedeutung der Abschreibung liegt hier u. a. darin, daß sie Auskunft über die Bildung von Rücklagen für notwendige Ersatzbeschaffungen gibt.
Größere Investitionen, wie die erstmalige Einrichtung eines Büros
oder die Anschaffung eines Kraftfahrzeugs werden in der Regel
erst durch öffentliche Zuschüsse oder Zuwendungen aus Stiftungen
oder Lotterien möglich und sind in der Regel einmalig. Wenn dann
nach 5 Jahren eine neue Schreibmaschine, nach 6 Jahren ein neues
Auto oder nach 10 oder 15 Jahren ein neuer Schreibtisch
angeschafft werden sollen, sind diese Ersatzbeschaffungen aus der
Vereinskasse zu bestreiten. Hierfür sind entsprechende Rücklagen
zu bilden, wobei die jährlich vorgenommenen Abschreibungen einen
Orientierungspunkt für die Höhe des der Rücklage zuzuführenden
Betrages geben.