Darüber hinaus ist in vielen Satzungen vorgesehen, daß die Mitgliederversammlung den Haushaltsplan des Vereins verabschiedet.
Gerade für neu gegründete Vereine ist dies eine schwierige
Aufgabe: Es sind zwar viele Ideen, aber nur wenig Geld vorhanden,
Erfahrungswerte für die Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben
liegen noch nicht vor. Man kann noch nicht absehen, wie sich die
Mitgliederzahl und damit das Beitragsaufkommen entwickeln wird,
wieviele Spenden eingehen werden usw.. Solange man kaum Geld hat,
wird man auch nur wenig ausgeben können. So wird man z.B. mit der
Anmietung eines eigenen Büros, einem eigenen Telefonanschluß usw.
warten müssen, bis sich die Einnahmesituation positiv entwickelt
und z.B. öffentliche Mittel bewilligt sind. Bei der Erstellung
eines Haushaltsplanes wird man daher auf Schätzungen angewiesen
sein, wobei man sich hinsichtlich der zu erwartenden
Betriebskosten wie auch hinsichtlich der Einnahmeentwicklung bei
anderen Vereinen mit ähnlichen Tätigkeitsfeldern erkundigen
sollte, um zu realistischen Schätzungen zu kommen.
Bei der Erstellung des eigenen Haushaltsplanes sollte man die Einnahmen eher vorsichtig schätzen, denn
- es gibt immer säumige Beitragszahler/-innen und
- auf den Eingang von Spenden kann man sich nicht verlassen.
Die gleiche Vorsicht sollte man auch auf der Ausgabenseite walten lassen einige unmittelbar anfallenden Kosten kann man zwar gut kontrollieren (z.B. beim Kauf von Büromaterial, Briefmarken usw.), andere Kostenarten sollten jedoch mit einer Reserve kalkuliert werden (z.B. bei den Heizkosten für eine Nachzahlung bei Gehältern der nächste Tarifabschluß usw.), um das Risiko von ,.bösen" Überraschungen zu vermindern.
Die Erstellung eines Haushaltsplanes ist auch ein zentrales Mittel zur Finanzplanung für den Verein und zur Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben im Laufe eines Jahres. Geht der Haushaltsplan zunächst von Schätzungen der Entwicklung von Einnahme- und Ausgabepositionen aus. so wird er im Lauf der Jahre vor dem Hintergrund der gemachten Erfahrungen immer zuverlässiger zu erstellen sein.
Um den Haushaltsplan als wirksames Planungs- und Steuerungsinstrument für die Einnahmen- und Ausgabenkontrolle nutzen zu können, muß berücksichtigt werden, daß in der Regel weder die Einnahmen noch die Ausgaben Monat für Monat gleichbleiben, z.B.:
- Mitgliedsbeiträge - sie gehen das ganze Jahre über ein, viele Mitglieder zahlen in den ersten drei Monaten:
- Spenden gehen vorwiegend anläßlich von Aktionen ein - von Mitgliedern gehäuft im November (nach Zahlung des Weihnachtsgeldes!):
- Der städtische Zuschuß wird meistens im 1. Quartal eines Jahres bewilligt, geht jedoch erfahrungsgemäß erst im 2. Quartal auf dem Konto ein.
Auf der Ausgabeseite sind einige Positionen Monat für Monat
gleichbleibend:
- Miete und Nebenkosten für Räume:
- Büroverbrauchsmaterial.
Einige Positionen fallen nur einmal im Jahr an:
- Beitrag an die Berufsgenossenschaft;
- Beiträge an Versicherungen und ggf. Mitgliedsbeiträge an einen
Dachverband oder Wohlfahrtsverband;
- Durchführung einer Freizeit/Sommerfest/Mitgliederversammlung.
Einige Positionen unterliegen vorhersehbaren Schwankungen:
- Personalkosten (Urlaubsgeld im Juli; 13. Gehalt im November); - Telefon und Porto (Vorbereitung der Mitgliederversammlung/Jahrestreffen) .
Durch einen differenzierten Haushalts- und Bewirtschaftungsplan wird es dem Verein möglich vorherzusehen, wann es finanzielle "Durststrecken" zu bewältigen gilt und wieviel Geld in den jeweiligen Monaten verfügbar sein muß, um über das Jahr zu kommen.
Wenn vorhersehbar ist, daß z.B. die ersten drei Monate eines Jahres nur mit Krediten zu überbrücken sind, kann man verstärkt die Mitglieder auffordern, ihren Jahresbeitrag zum Jahresbeginn zu zahlen oder gezielte Spendenaktionen starten, um Bankzinsen zu sparen.
Zentrales Kontrollinstrument zur Einnahmen- und Ausgabenkontrolle
ist eine ordnungsgemäße Buchführung mit monatlichen Auswertungen.