Da nun alle Buchungen zum einen in den Kassenbüchern und zum anderen auf den Buchungskonten erfaßt werden, müssen bei den Monats- oder Jahresabrechnungen die Summen aller Einnahmen und Ausgaben auf den Buchungskonten mit den Summen der Einnahmen und Ausgaben in den Kassenbüchern übereinstimmen. Da sich leicht einmal ein Schreibfehler (eine "Zahlenverdrehung", bei der aus 89 dann 98 wird) einschleichen kann, empfiehlt es sich, Vergleiche in monatlichen Abständen zu machen. Der Zeitaufwand für eine etwaige Fehlersuche wird hierdurch begrenzt.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, neben der Buchführung noch eine Mitgliederkartei zu führen. Jedes Mitglied erhält eine Karteikarte, auf der die Höhe und die Fälligkeit der Beiträge sowie der Eingang der Zahlungen vermerkt wird. Nur so ist es möglich, säumige Beitragszahler schnell zu ermitteln und an ihre Pflicht zur Beitragszahlung zu erinnern.
Der Nutzen der Differenzierung von Einnahme- und Ausgabearten liegt darin, daß
a) mehr Transparenz für den Verein entsteht und eine übersichtliche Grundlage für die Haushaltsplanung geschaffen wird und
b) die für die Überprüfung durch das Finanzamt erforderliche Erstellung der Steuererklärungen leichter wird. Hierzu ist es erforderlich, daß die Buchhaltungskonten den Anforderungen der Steuererklärung entsprechen und alle "Zweckbetriebe" sowie Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe" gesondert erfaßt werden.
Ein Zweckbetrieb ist ein "wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb", der
"in seiner Gesamtrichtung dazu dient, die steuerbegünstigten
satzungsgemäßen Zwecke der Körperschaft zu verwirklichen (§ 65
der Abgabenordnung) . Ein Zweckbetrieb liegt z.B. vor, wenn ein
Verein Bildungsarbeit betreibt und hieraus Erlöse
(Teilnehmerbeiträge und/oder Zuschüsse) erzielt, denen natürlich
auch Kosten gegenüberstehen (Honorare für Referenten,
Arbeitsmaterial, Ankündigung usw.). Ein Zweckbetrieb liegt auch
vor, wenn Ein Verein eine Beratungsstelle unterhält oder
Freizeitangebote macht, die für die Nutzer/innen kostenlos sind.
In den Steuererklärungsvordrucken sind alle Zweckbetriebe jeweils
mit den damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben aufzuführen
(weiterführende Hinweise s. Kap. Gemeinnützigkeit).